Meeting Kalender für LeadDesk Machine Agenten

Einführung in LeadDesk Meeting Kalender

LeadDesk Meeting Kalender ist eine LeadApp für LeadDesk Software, die Agenten eine verbesserte Art der Termin-Buchung mit Kontakten erlaubt. Wenn Ihr Contact-Center sich häufig mit Terminierung beschäftigt, oder die Notwendigkeit besteht interne Meetings zu koordinieren, ist der LeadDesk Meeting Kalender das richtige Werkzeug. Kontaktieren Sie Ihren LeadDesk Vertreter um den Meeting Kalender sofort zu aktivieren.

  • Meeting Kalender erlaubt es verschiedene Kalender für verschiedene Produkte, Produkt-Gruppen oder Kampagnen zu erstellen. Tip: Sprechen Sie Ihren Administrator auf die Möglichkeit an, verschiedene Kalender zu erstellen und behalten Sie immer den Überblick.
  • Meeting Kalender erlaubt es Meetings mit mehreren Teilnehmern anzulegen und umfasst sowohl die Möglichkeiten externe wie interne Organisatoren fest zu legen, wie auch Kontakte hinzuzufügen.
  • Meeting Kalender erlaubt es dem Agenten schnell und einfach die eigenen sowie fremde Termine auf einen Blick auch über mehrere Kalender hinweg zu überblicken.
  • Meeting Kalender erlaubt es, automatisch E-Mail-Erinnerungen und .ics Kalender-Files zu verschicken.

BEACHTE: Der Administrator konfiguriert die Kalender der Agenten, indem er einen Kalender erstellt, den er dann einer bestimmten Kampagne zuweist. Jeder Kalender hat zugewiesene Organisatoren (z.B. ein Verkäufer aus dem Sales-Team), die für die Agenten Meetings mit den Kontakten, während oder nach den Anrufen, abschließen können.

 

Kalender-Reiter einsehen und bearbeiten

Der Meeting-Kalender-Reiter ermöglicht schnellen Zugang, um Termine zu buchen, Nachrichten und Einladungen zu koordinieren und eine Übersicht aller Termine der Organisatoren zu erhalten.

  1. Kalender-Name – (Vorliegend: Tagesmeeting Aktuell) Der Kalender-Name wird von dem Administrator bei der Erstellung des Kalenders festgelegt.
  2. Kampagnen-Länge – Unter dem Kalendernamen befindet sich die Angebe zu der verknüpften Kampagnen-Länge. Tip: Der Agent kann Termine für die entsprechende Kampagne nur in der von dem Administrator festgelegten Zeitrahmen erstellen.
  3. Vertriebsperson – Über dieses Drop-Down Menü kann der Agent auswählen, ob er Termine für alle Organisatoren oder nur einen bestimmten Organisator angezeigt bekommen möchte.
  4. Kalender-Symbol – Über einen Klick auf das kleine Kalender-Symbol in der Mitte des Reiters, rechts neben dem Datum, kann der Agent ein Datum auswählen, für das er das Meeting erstellen möchte. Tip: Der Agent kann das Datum auch durch einen Klick auf die beiden Pfeile, jeweils rechts und links neben dem Datum verändern.
  5. Zeitleiste – In der Zeitleiste kann der Agent alle Meetings der Organisatoren einsehen. Tip: Über Klicken-und-Ziehen in der Zeitleiste, kann für den entsprechenden Zeitraum ein Meeting erstellt werden. Das Meeting-Erstellen Fenster öffnet sich.
  6. Organisatoren – (Vorliegend: Christian Leicht) Erlaubt einen schnellen Überblick über alle Organisatoren die diesem Kalender zugeordnet sind und deren bereits festgelegten Termine.
  7. Meeting hinzufügen – Öffnet das Meeting hinzufügen Fenster in dem ein neues Meeting hinzugefügt werden kann.

BEACHTE: Meetings werden für einen Organisator erst dann angezeigt, nachdem sie von mindestens einem Teilnehmern bestätigt worden sind.

 

Neues Meeting in Meeting Kalender hinzufügen

Der Agent kann hier ein neues Meeting in den LeadDesk Meeting Kalender eintragen:

  1. Meeting-Titel – In diesem Feld kann der Agent den Titel des Meetings festlegen.
  2. Standort - In diesem Feld kann der Agent den Standort des Meetings festlegen. Tip: Wird ein Meeting aus einer Kontakt-Karte heraus erstellt, so werden die Adressdaten des Kontakts automatisch übernommen.
  3. Beginnt/Endet – In diesem Feld kann der Agent den Beginn und das Ende des Meetings festlegen.
  4. Organisator – In diesem Feld kann der Agent einen Organisator auswählen. Hier können sowohl interne Organisatoren (z.B. aus dem Sales-Team) als auch externe ausgewählt werden. Tip: LeadDesk Meeting Kalender überprüft für den ausgewählten Organisator automatisch die Verfügbarkeit in dem gewählten Zeitrahmen und zeigt diese daneben an.
  5. Email-Adressen der Teilnehmer – In diesem Feld kann der Agent die E-Mail-Adressen der Teilnehmer eintragen. Daten aus den Kontakt-Karten werden automatisch übernommen. Tip: Die Teilnehmer erhalten eine automatisch generierte E-Mail, in der sie dem Termin zustimmen oder ablehnen können.
  6. Link zu diesem Meeting – Diese Feld wir von LeadDesk Meeting Kalender automatisch erstellt, sobald das Meeting durch den Agenten gespeichert worden ist. Durch den Link können weitere Teilnehmer eingeladen werden, nachdem das Meeting bereits erstellt worden ist.
  7. Beschreibung – In diesem Feld kann der Agent die Beschreibung für das Meeting festlegen. Tip: LeadDesk Kalender Meeting füllt dieses Feld automatisch mit allen wichtigen Daten des Kontakts.
  8. Benutzerdefiniertes Informationsfeld hinzufügen - In diesem Feld kann der Agent weitere Informationen an das Meeting anhängen.
  9. Absagen/Hinzufügen – Hier kann der Agent das Meeting bestätigen oder absagen.

BEACHTE: Sternchen Felder müssen zwingend ausgefüllt werden.

 

Fragen Sie Ihren Administrator, oder  kontaktieren Sie Ihren LeadDesk Vertreter, wenn Sie weiter Informationen benötigen und erhalten sie sofortigen Zugang.

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